A gestão de uma empresa envolve inúmeros desafios: contratação de funcionários, pagamento de salários, recolhimento de encargos, cumprimento de normas de segurança, organização financeira e atendimento às exigências fiscais e trabalhistas.
Em meio a tantas obrigações, uma questão aparentemente simples pode representar um importante risco jurídico para o empresário: o controle da jornada de trabalho dos empregados.
A legislação trabalhista estabelece uma regra objetiva: nos estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, é obrigatória a anotação dos horários de entrada e saída dos empregados.
A regra está prevista no artigo 74, § 2º, da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, com redação dada pela Lei nº 13.874/2019. A anotação pode ser realizada por meio de registro manual, mecânico ou eletrônico, observadas as normas regulamentadoras expedidas pelo Ministério do Trabalho e Emprego.
Isso significa que empresas que ultrapassam esse número precisam ter mecanismo efetivo de controle da jornada.
A legislação, entretanto, não exige necessariamente que a empresa utilize um determinado modelo de equipamento.
O controle pode ser:
- manual;
- mecânico;
- eletrônico.
Portanto, não existe uma obrigação geral de adquirir um determinado tipo de relógio de ponto ou sistema informatizado.
A própria regulamentação atual reconhece diferentes modalidades de registro eletrônico, permitindo que as empresas adotem soluções tecnológicas compatíveis com sua realidade operacional.
Essa modernização é particularmente importante para empresas que possuem empregados trabalhando em diferentes locais, em regime híbrido, atividades externas ou unidades espalhadas por diferentes cidades.
A tecnologia pode facilitar muito a gestão.
Mas também pode criar novos riscos quando utilizada de maneira inadequada.
Ressalte-se que um dos erros mais comuns entre empresários é imaginar que a simples contratação de um sistema de ponto eletrônico resolve todos os problemas relacionados à jornada.
Não resolve.
O sistema precisa refletir a realidade efetivamente trabalhada pelo empregado.
A regulamentação do registro eletrônico determina, por exemplo, que o sistema registre fielmente as marcações realizadas, vedando mecanismos que possam desvirtuar a finalidade do controle.
Não são admitidas, entre outras práticas, restrições indevidas ao registro do horário, marcações automáticas baseadas em horários predeterminados ou contratuais, exigência de autorização prévia para registro de sobrejornada ou mecanismos que permitam alterar indevidamente os dados registrados pelo trabalhador.
Isso traz uma consequência prática muito importante: não basta ter um sistema; é necessário que o sistema seja utilizado corretamente.
Imagine, por exemplo, uma empresa em que o empregado trabalha habitualmente das 8h às 18h, mas registra todos os dias sua saída às 17h.
Se a empresa sabe que isso acontece e simplesmente mantém o sistema dessa maneira, o problema não desaparece porque existe um registro eletrônico.
Pelo contrário.
Em eventual reclamação trabalhista, a documentação poderá ser confrontada com outros elementos de prova, como mensagens, e-mails, registros de acesso, relatórios de atividades, testemunhas, sistemas internos e até mesmo registros de utilização de equipamentos.
Por isso, o controle de ponto deve ser tratado como instrumento de gestão e compliance trabalhista, e não apenas como uma obrigação burocrática.
Existe uma percepção equivocada de que o controle de jornada serve apenas para “fiscalizar o empregado”.
Na realidade, ele também protege o empregador.
Um controle de ponto corretamente estruturado permite demonstrar:
- os horários efetivamente cumpridos;
- a realização ou não de horas extras;
- os períodos de descanso;
- os horários de entrada e saída;
- eventuais compensações;
- a existência de banco de horas;
- a observância dos limites legais de jornada;
- o cumprimento dos intervalos.
Em uma eventual reclamação trabalhista, documentos consistentes podem ser fundamentais para a defesa da empresa.
Por outro lado, controles inconsistentes, uniformes ou incompatíveis com a realidade podem provocar justamente o efeito contrário.
A ausência ou fragilidade dos registros de jornada pode aumentar significativamente o risco de condenações relacionadas a horas extras, intervalos e reflexos.
Por isso, o empresário deve mudar a forma de enxergar o ponto: controle de jornada não é apenas custo. É também mecanismo de prevenção e produção de prova.
Se a sua empresa possui mais de 20 empregados, este é um bom momento para realizar uma verdadeira auditoria preventiva da jornada de trabalho:
O sistema utilizado é juridicamente adequado?
Os empregados registram efetivamente os horários trabalhados?
Existem registros de horas extras?
Os intervalos estão sendo corretamente observados?
Existe banco de horas? Ele está formalizado corretamente?
Há empregados que trabalham externamente?
Os registros correspondem à realidade?
A convenção coletiva da categoria estabelece alguma regra específica?
O sistema permite alterações indevidas nos registros?
Os empregados recebem acesso aos seus registros?
Essas perguntas podem revelar problemas que, enquanto não existe uma fiscalização ou uma reclamação trabalhista, permanecem invisíveis.
O problema é que, quando surge uma ação trabalhista, pode ser tarde demais para corrigir a documentação referente ao período passado.
Assim,a legislação brasileira vem permitindo a modernização dos mecanismos de controle de jornada, acompanhando a transformação das relações de trabalho e o avanço das novas tecnologias.
A obrigatoriedade de controle para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores está prevista no artigo 74, § 2º, da CLT desde a Lei nº 13.874/2019, enquanto a regulamentação posterior, especialmente a Portaria MTP nº 671/2021, trouxe regras mais detalhadas para os sistemas de registro eletrônico.
É preciso que a empresa esteja preparada a fim de se preservar de um eventual passivo trabalhista, afinal, se não for cumprida a norma vigente, o ônus da prova possivelmente recairá sobre o empregador.
